Distinguish an obligation from a possibility in service wording
Notwendigkeit und Möglichkeit unterscheiden
Interpret muss/kann … werden and context-dependent sein … zu without treating them as completed actions.
A modal passive combines a modal verb, participle and werden: Das Formular muss ergänzt werden expresses a requirement; es kann ergänzt werden expresses a possibility. Neither says that the form has already been completed. Sein + zu-infinitive can also have a passive-like modal meaning. Der Antrag ist vollständig auszufüllen normally expresses a requirement in an instruction. Die Nummer ist leicht zu erkennen expresses recognizability, a possibility. Context matters; do not replace every ist zu mechanically with müssen. In an ordinary subordinate clause, the finite modal goes last: weil das Formular ergänzt werden muss. Compare the state Das Formular ist ergänzt: here the participle describes an achieved result, unlike ist zu ergänzen.
Die fehlende Bestellnummer muss ergänzt werden.
The missing order number must be added.
Ein beschädigtes Etikett kann fotografiert werden.
A damaged label can be photographed.
Das Formular ist vor der Prüfung vollständig auszufüllen.
The form must be completed fully before the review.
Die Fallnummer ist auf der Nachricht leicht zu erkennen.
The case number is easy to recognize on the message.
Die Prüfung beginnt, sobald die Angaben vollständig sind.
The review starts as soon as the information is complete.
Die Aufforderung bedeutet nicht, dass die Ergänzung schon erfolgt ist.
The instruction does not mean that the addition has already been made.
A modal passive combines a modal verb, participle and werden: Das Formular muss ergänzt werden expresses a requirement; es kann ergänzt werden expresses a possibility. Neither says that the form has already been completed. Sein + zu-infinitive can also have a passive-like modal meaning. Der Antrag ist vollständig auszufüllen normally expresses a requirement in an instruction. Die Nummer ist leicht zu erkennen expresses recognizability, a possibility. Context matters; do not replace every ist zu mechanically with müssen. In an ordinary subordinate clause, the finite modal goes last: weil das Formular ergänzt werden muss. Compare the state Das Formular ist ergänzt: here the participle describes an achieved result, unlike ist zu ergänzen.
Interpret muss/kann … werden and context-dependent sein … zu without treating them as completed actions.
Do not read Das Formular ist zu ergänzen as Das Formular ist ergänzt. A requirement to complete something is not its completion.
Muss … werden: required. Kann … werden: possible. Ist zu …: interpret in context. Ist + participle: distinguish an achieved state.
Write a 180–220-word German plain-language explanation of fictional instructions: missing order number must be added; a damaged label can be photographed; the case number is easy to recognize; checking begins only after the form is complete. Explain what is required, possible and not yet done; use two modal-passive clauses and one contextually clear sein-zu clause.